Chmura i backup EDM dla praktyki lekarskiej – case study

Chmura i kopie zapasowe w MAIN dają mi poczucie bezpieczeństwa i pozwalają skupić się na pracy z pacjentami, zamiast na kwestiach technicznych.

Dorota Mazurek Lekarz, specjalista w dziedzinie psychiatrii

Z tego case study dowiesz się:

1. Jak lekarka prowadząca jednoosobowy gabinet zabezpieczyła dane medyczne zgodnie z wymogami RODO i EDM;
2. Jak klientka uniezależniła swoją pracę od jednego komputera;
3. Jakie korzyści przyniosło przejście z lokalnego systemu na usługę chmury w MAIN.

Kim jest klient?

Dorota Mazurek to lekarka o specjalizacji w dziedzinie psychiatrii, prowadząca indywidualną praktykę lekarską w Mińsku Mazowieckim. Od ponad 20 lat zajmuje się diagnozowaniem i leczeniem zaburzeń psychicznych, wspierając pacjentów w powrocie do zdrowia psychicznego i poprawie jakości życia.

Jako jednoosobowy podmiot leczniczy, doktor Mazurek odpowiada nie tylko za leczenie, ale również za całościową organizację działalności gabinetu, od zarządzania dokumentacją po sprawy techniczne.

Klientka od zawsze dużą wagę przywiązuje do kwestii bezpieczeństwa, zarówno w kontekście relacji terapeutycznej, jak i ochrony danych medycznych. Odpowiedzialne przechowywanie informacji o stanie zdrowia pacjentów to dla niej jeden z fundamentów profesjonalnej praktyki lekarskiej.

Potrzeby klienta

Przed rozpoczęciem współpracy, gabinet korzystał z lokalnie zainstalowanego oprogramowania, działającego wyłącznie na jednym komputerze stacjonarnym. Kopie zapasowe były wykonywane ręcznie i przechowywane na zewnętrznych dyskach. Taki model pracy, choć przez lata wystarczający, zaczął budzić coraz większe obawy lekarki, zarówno pod względem bezpieczeństwa, jak i niezawodności.

Doktor Mazurek potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby jej uniezależnić prowadzenie gabinetu od jednego urządzenia. Kluczowe dla niej było to, aby dane medyczne były dostępne w sposób bezpieczny, zdalny i odporny na awarie sprzętowe.

Równolegle do kwestii technicznych, konieczne było również sprostanie wymogom formalnym wynikającym z obowiązujących przepisów prawa. Od 2021 roku indywidualne praktyki lekarskie są zobowiązane m.in. do prowadzenia określonych typów dokumentacji medycznej w formie elektronicznej, przekazywania wybranych danych (takich jak e-recepty, e-skierowania czy karty informacyjne) do systemu P1, a także udostępniania dokumentacji w formie cyfrowej pacjentom oraz innym uprawnionym podmiotom.

Na co dzień klientka korzysta z programu eMPendium, który wspiera prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i ułatwia spełnienie formalnych wymagań. Dostosowanie się do tych przepisów wymaga nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale również właściwego zabezpieczenia całego środowiska pracy – zgodnego z przepisami RODO i wyposażonego w mechanizmy ochrony danych wrażliwych. Z tego względu istotnym kryterium przy wyborze rozwiązania była również możliwość przechowywania EDM w chmurze zlokalizowanej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Wśród kluczowych potrzeb gabinetu znalazły się:

• Zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych danych,
• Uniezależnienie się od jednego komputera,
• Automatyzacja tworzenia kopii zapasowych,
• Przechowywanie danych i backupów w zewnętrznej lokalizacji, w chmurze opartej na zasobach certyfikowanego Data Center,
• Zgodność z aktualnymi regulacjami prawnymi dotyczącymi EDM.

Rozwiązanie

W odpowiedzi na potrzeby klientki wdrożyliśmy usługę Virtual Private Cloud. Rozwiązanie zostało zaprojektowane w sposób zapewniający bezpieczny dostęp do danych i aplikacji, bez konieczności korzystania z jednego konkretnego urządzenia.

Dostęp do środowiska odbywa się przez tunel VPN, oferujący szyfrowane i bezpieczne połączenie z infrastrukturą chmurową, zlokalizowaną w jednym z ośrodków centrum danych MAIN w Warszawie. Rozwiązanie zostało uruchomione w środowisku chmurowym opartym na renomowanej technologii wirtualizacji VMware vCloud.

Platformę uzupełnia usługa Backup as a Service – automatyczne kopie zapasowe w chmurze, wykonywane z użyciem oprogramowania Veeam Cloud Connect. W wydzielonej przestrzeni działają więc wszystkie aplikacje i zasoby niezbędne do prowadzenia gabinetu.

Środowisko chmurowe działa w oparciu o zarządzany klaster współdzielony, w którym każdy klient otrzymuje niezależną, odseparowaną przestrzeń z indywidualną konfiguracją i kontrolą.

Wdrożenie usługi zostało poprzedzone uruchomieniem środowiska testowego (PoC – Proof of Concept), które pozwoliło ocenić, jak system sprawdza się w praktyce i czy spełnia dokładnie określone wymagania klientki.

Już na etapie testów rozwiązanie działało szybciej i stabilniej niż dotychczas wykorzystywane lokalne urządzenie, co utwierdziło klienta w decyzji o przejściu na środowisko produkcyjne.

Damian Ćwik Business Development Manager

Korzyści z prowadzenia EDM w chmurze

Przeniesienie środowiska pracy do chmury prywatnej zarządzanej przez MAIN zapewniło szereg istotnych korzyści:

• Niezależność od jednego komputera umożliwiająca dostęp do systemu nawet w przypadku awarii sprzętu,
• Zdalny dostęp do systemu pozwalający na pracę z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu,
• Zautomatyzowane kopie zapasowe eliminujące konieczność ręcznego wykonywania backupów,
• Większe bezpieczeństwo danych zapewniane przez szyfrowanie, odseparowanie środowiska oraz zgodność z przepisami RODO i wymogami EDM,
• Uproszczenie codziennej pracy z oprogramowaniem i EDM w chmurze oraz wynikająca z tego oszczędność czasu, pozwalająca skupić się na pracy z pacjentami, bez konieczności zajmowania się sprawami technicznymi,
• Wsparcie techniczne na zlecenie zapewniające dostęp do dedykowanej pomocy w razie potrzeby, bez konieczności angażowania zewnętrznych specjalistów.

Opinia klienta

Rozwiązanie zaproponowane przez MAIN daje mi poczucie bezpieczeństwa i pozwala skupić się na pracy z pacjentami, zamiast na obsłudze systemu.

Uniezależnienie od jednego komputera zapewnia mi ciągłość pracy i eliminuje stres związany z ewentualną awarią lub kradzieżą sprzętu.

System działa stabilnie, backupy tworzą się automatycznie, a w razie potrzeby mogę liczyć na szybkie, kompetentne doradztwo i wsparcie techniczne.

Dorota Mazurek Lekarz, specjalista w dziedzinie psychiatrii