Optymalizacja IT bez kompromisów – gdzie szukać realnych oszczędności?

W 2025 roku globalne wydatki w sektorze IT przekroczą 5,6 biliona dolarów. To wzrost o 9,8% w stosunku do poprzedniego roku, choć presja inflacyjna, wyższe koszty energii oraz koszty infrastruktury IT sprawiają, że firmy coraz mocniej tną zbędne wydatki.

Wzrosty inwestycji skupiają się na strategicznych obszarach – chmurze, usługach i oprogramowaniu – jednak bez poprawy efektywności kosztowej, przedsiębiorstwa ryzykują marnowanie środków na utrzymanie przestarzałych rozwiązań kosztem nowych projektów.

Z tego tekstu dowiesz się:

• Dlaczego rosnące koszty IT stają się coraz większym wyzwaniem?
• Jakie elementy infrastruktury IT generują największe koszty?
• Jak przestarzałe systemy IT zwiększają ryzyko cyberataków?
• Jakie są konsekwencje nadmiernych wydatków na infrastrukturę IT?
• Jak skutecznie ograniczyć koszty IT bez rezygnacji z kluczowych projektów?

Skąd się biorą wysokie koszty infrastruktury IT?

Wysokie koszty nie wynikają wyłącznie z cen sprzętu czy licencji; głębsze przyczyny często tkwią w zastanej infrastrukturze (tzw. legacy systems), braku odpowiedniej strategii rozwoju oraz konieczności utrzymywania rozbudowanej serwerowni.

Legacy systems i brak wsparcia producenta

Przez lata firma może zebrać prawdziwy konglomerat narzędzi i aplikacji, które w momencie wdrożenia działały bez zarzutu, lecz dziś są trudne w utrzymaniu. Gdy dostawca zakończył wsparcie, każda próba aktualizacji lub poprawienia funkcjonalności takich przestarzałych systemów wymaga niestandardowych zabiegów – i często specjalistycznej wiedzy, której brakuje na rynku.

Według badania McKinsey, od 20 do 40% wartości całego środowiska IT firmy stanowi dług technologiczny. Co więcej, między 10 a 20% budżetu przeznaczanego na nowe produkty i usługi jest faktycznie przeznaczane na rozwiązywanie problemów wynikających z technologicznych “zaległości”.

Skutki mogą być dotkliwe nie tylko finansowo. Przykładem jest niedawny atak na Microsoft, w którym rosyjska grupa Midnight Blizzard wykorzystała przestarzałą aplikację testową, by uzyskać dostęp do firmowych skrzynek e-mailowych – w tym do kont członków zarządu i działu cyberbezpieczeństwa. Problemem nie była jednak tylko sama aplikacja, ale również towarzyszące jej narzędzia administracyjne, które, od dawna nieaktualizowane, stały się słabym ogniwem w łańcuchu bezpieczeństwa.

Koszty infrastruktury IT a utrzymanie własnej serwerowni

Własna serwerownia wymaga dedykowanej przestrzeni, klimatyzacji, zasilania awaryjnego i wielu zabezpieczeń (np. systemów przeciwpożarowych, kontroli dostępu), co przekłada się na stałe koszty operacyjne. Nie można tu także pominąć wydatków na energię elektryczną, które w dzisiejszych realiach mogą rosnąć skokowo, zwłaszcza przy eksploatowaniu mniej wydajnego energetycznie sprzętu.

Warto też pamiętać o konieczności zatrudnienia lub szkolenia specjalistów odpowiedzialnych za utrzymanie serwerowni oraz sieci. Aktualizacje, naprawy, codzienny monitoring – to wszystko pochłania czas i zasoby ludzkie i w konsekwencji generuje wyższe koszty infrastruktury IT.

Co więcej, by uniknąć „czarnego scenariusza”, firmy nierzadko inwestują w infrastrukturę znacznie przekraczającą aktualne zapotrzebowanie. Choć część nadmiarowych zasobów może wydawać się rozsądnym buforem, w praktyce oznacza to stałe koszty utrzymania urządzeń, które przez większość czasu pracują poniżej swoich możliwości.

Opłaty licencyjne i brak automatyzacji

Jednym z bardziej kosztownych obszarów w IT jest licencjonowanie oprogramowania. Brak spójnej polityki w tym zakresie powoduje, że firma często opłaca narzędzia lub pakiety, z których nikt realnie nie korzysta. Każdy nowy projekt może wymagać dodatkowych licencji, a przy rozproszonym podejściu szanse na wynegocjowanie korzystniejszych kontraktów są dużo mniejsze.

Licencje często kosztują mniej w momencie zakupu, a w przypadku rozbudowy ten koszt wzrasta i nierzadko znacznie. Ze względu na upływ czasu zdarza się, że nie ma możliwości zakupu kolejnej licencji do produktu, aby dodać nowe funkcjonalności. Producenci modyfikują produty, łączą je w pakiety i odnowienie/zakup może wywołać konieczność zakupu nowego produktu.

Na dodatek brak automatyzacji procesów IT wymusza zaangażowanie administratorów w każdą drobną zmianę w środowisku, co dodatkowo podnosi koszty infrastruktury IT. Aktualizacje, łatki czy konfigurowanie nowego systemu – wszystko to pochłania czas i pieniądze, a każdy błąd generuje ryzyko przestoju, który przy większej skali bywa naprawdę bolesny finansowo.

Konsekwencje zaniedbania problemu

Nieoptymalna infrastruktura IT jest obciążeniem, które ogranicza zdolność firmy do konkurowania na rynku. Zamiast przeznaczać środki i czas na rozwój nowych produktów czy usług, organizacja musi zainwestować sporo energii w “gaszenie pożarów” w przestarzałych systemach lub w opłacanie rosnących rachunków za własną serwerownię.

Brak funduszy na innowacje

Trudno znaleźć środki na rozwój, gdy znaczną część budżetu pochłaniają kwestie związane z konserwacją, modernizacją i administracją przestarzałych systemów. W efekcie dział IT bywa przeciążony rozwiązywaniem bieżących problemów, a próby wdrożenia nowych rozwiązań, choćby w obszarze analityki danych czy automatyzacji, są odkładane na bliżej nieokreśloną przyszłość.

Takie zaniedbania prowadzą do sytuacji, w której firma traci możliwość szybkiej reakcji na zmieniające się warunki rynkowe, czym traci przewagę konkurencyjną.

Niska skalowalność i wolna adaptacja

Firmy, które nie zaplanują rozwoju IT z myślą o skalowalności, boleśnie odczują skutki każdego większego skoku ruchu.

Niezależnie od tego, czy przyczyną będzie udana kampania marketingowa, sezonowe zainteresowanie produktem czy nieoczekiwane trendy, systemy działające na krawędzi przepustowości zaczną w końcu zwalniać, a zespół IT będzie zmuszony zająć się minimalizowaniem szkód, rezygnując tym samym z prac rozwojowych. Koszty takich działań bywają wysokie, zwłaszcza gdy użytkownicy nie mogą sprawnie skorzystać z usług i przenoszą się do konkurencji.

Po zakończeniu szczytowego okresu firma utrzymuje niewykorzystane zasoby, co jeszcze bardziej obciąża budżet i utrudnia inwestycje w przyszłe projekty.

Jak efektywnie obniżyć wydatki na IT?

Próba zredukowania kosztów IT nie musi się sprowadzać do radykalnych cięć i rezygnacji z ważnych projektów. O wiele skuteczniejsze okazuje się podejście oparte na dogłębnej analizie bieżących wydatków i świadomym wykorzystaniu nowoczesnych, elastycznych rozwiązań.

Dokładna analiza TCO i rewizja posiadanych zasobów

Wiele firm ogranicza się do sprawdzania kosztów zakupu maszyn czy licencji, zapominając, że Total Cost of Ownership (TCO) obejmuje też wszelkie wydatki związane z utrzymaniem infrastruktury: rachunki za prąd, klimatyzację, a także koszty pracy zespołu administrującego. W firmach, które nie mają jasno zdefiniowanego podejścia do analizy TCO, nietrudno o niepotrzebne opłaty np. utrzymywanie nadmiaru niewykorzystywanego sprzętu stale działającego w tle.

Największe rezerwy widać tam, gdzie przedsiębiorstwo przyzwyczaiło się do modelu wydatków kapitałowych (CapEx) i nie porównuje go z potencjalnymi zyskami z przejścia na wydatki operacyjne (OpEx). Przykładem mogą być sytuacje, gdy przez pół roku serwery działają na 25% swoich możliwości, nieprzerwanie generując koszty prądu, licencji i serwisowania. Tymczasem można by zastąpić je usługą opłacaną według modelu pay-as-you-go, gdzie rachunek rośnie i maleje wraz z realnym zapotrzebowaniem.

Im dokładniej uwzględni się te zależności, tym precyzyjniej da się wyliczyć, które elementy infrastruktury są nieopłacalne i w dłuższej perspektywie działają na niekorzyść firmy.

Migracja do modelu usługowego

Dużym potencjałem oszczędnościowym cieszy się przejście do modelu chmurowego – IaaS (Infrastruktura jako Usługa), PaaS (Platforma jako Usługa) czy SaaS (Oprogramowanie jako Usługa). W tych rozwiązaniach przedsiębiorstwo nie kupuje drogiego sprzętu ani nie gromadzi licencji “na zapas”, tylko wynajmuje zasoby i płaci za ich faktyczne użycie. To szczególnie korzystne przy zmiennym obciążeniu, sezonowym popycie bądź projektach, które mogą rozrosnąć się w nieprzewidzianym kierunku.

Dodatkowym argumentem za „usługowością” jest eliminacja lub ograniczenie kosztów związanych z fizyczną serwerownią (zasilanie, chłodzenie) oraz zmniejszenie wydatków na personel, który wcześniej dbał o infrastrukturę. Warto jednak pamiętać, że chmura nie musi oznaczać całkowitego przejścia do globalnych dostawców – coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania hybrydowe lub multi-cloud, przenosząc do modelu subskrypcyjnego tylko wybrane aplikacje czy systemy. Taki selektywny model umożliwia stopniowe czerpanie korzyści z chmury, jednocześnie minimalizując ryzyko i koszty związane z dużą, jednorazową migracją.

Case study: MullenLowe MediaHub – z własnej serwerowni do IaaS

Ciekawym przykładem skutecznego przejścia na model usługowy jest agencja MullenLowe MediaHub. Przez lata firma utrzymywała własną serwerownię, co wiązało się z wysokimi kosztami, ograniczoną skalowalnością i koniecznością ciągłej rozbudowy. W pewnym momencie zasoby sprzętowe okazały się niewystarczające, a dalsze inwestycje w infrastrukturę nie miały uzasadnienia ekonomicznego.

Zamiast przeznaczać budżet na kolejne urządzenia i licencje, MullenLowe MediaHub zdecydowało się na wydzielone zasoby w modelu IaaS, rozliczane w stałym cyklu rozrachunkowym.

Jak wskazuje prezes MullenLowe:

Ulokowanie systemów w zewnętrznym Data Center przełożyło się na ich większą wydajność, a tym samym bardziej komfortową pracę zespołu MullenLowe Poland.

Firma MAIN wzięła też na siebie odpowiedzialność za nasze dane i ich bezpieczeństwo, dzięki czemu możemy skupić się na głównych aspektach naszego biznesu.

Zauważyliśmy również, że jest to rozwiązanie bardziej efektywne kosztowo niż utrzymanie własnej serwerowni.

Optymalizacja licencji i konsolidacja usług

Licencje stanowią istotny, lecz często niewidoczny element kosztów IT. Zakupione subskrypcje potrafią się automatycznie odnawiać, a czasami nikt nawet nie pamięta, dlaczego dany dział w ogóle z nich korzystał. W efekcie firma płaci za narzędzia, których użyteczność zdążyła się zdezaktualizować. Jak temu zapobiec? Przede wszystkim warto cyklicznie weryfikować, które licencje faktycznie wspierają pracowników.

Drugim krokiem jest integracja różnych usług w jedną platformę – im mniej rozproszonych aplikacji, tym niższe koszty łączne. W większych organizacjach pomocne okazują się narzędzia SAM (Software Asset Management), które pokazują, kto i w jakim stopniu wykorzystuje dane oprogramowanie. Na tej podstawie można podjąć racjonalną decyzję: przedłużać subskrypcje, redukować je lub zastępować bardziej dostosowanymi do aktualnych potrzeb.

Outsourcing i zarządzanie infrastrukturą

Nie każda firma musi samodzielnie tworzyć wieloosobowy dział IT, zwłaszcza jeżeli jej priorytetem jest stabilne działanie usług i skuteczne zabezpieczenia. Zamiast inwestować w utrzymanie własnej serwerowni i zatrudnianie rzeszy specjalistów, zawsze można skorzystać z modelu outsourcingu, który w wielu przypadkach znacząco przyczynia się do obniżenia kosztów IT.

W takim układzie zewnętrzny partner odpowiada za administrowanie maszynami, aktualizacje i działania prewencyjne, takie jak okresowy backup. Wybór ten często jest nie tylko wygodniejszy, ale też tańszy – firma unika kosztów rekrutacji, szkoleń oraz zastępstw na wypadek nieobecności doświadczonego administratora.

Technologie sprzyjające oszczędnościom (backup w chmurze, DRaaS, kontenery)

Przy reorganizacji środowiska warto uwzględnić kilka rozwiązań, które w prosty sposób przekładają się na niższe koszty:

• Backup w chmurze – rezygnacja z własnej przestrzeni dyskowej i fizycznych taśm. Kopie zapasowe trafiają do zewnętrznego data center, a firma płaci głównie za miejsce wykorzystywane w danym momencie. To eliminuje konieczność utrzymywania drogich macierzy i wydzielonego pomieszczenia.
• Disaster Recovery as a Service (DRaaS) – pozwala zabezpieczyć najważniejsze dane i usługi bez potrzeby utrzymywania własnego, dodatkowego data center. W sytuacji awaryjnej firma uruchamia przygotowane wcześniej środowisko zapasowe, eliminując wysokie koszty związane z budową i stałym utrzymaniem fizycznej infrastruktury rezerwowej.
• Kontenery (Docker, Kubernetes) – umożliwiają efektywniejsze wykorzystanie zasobów sprzętowych, przez co mniejsza liczba maszyn realnie obsługuje wiele aplikacji. Ta gęstość upakowania (tzw. density) wyraźnie ogranicza wydatki na nowe serwery i energię.

Case study: Domiporta – jak obniżyć koszty chmury o 50%

Przykładem firmy, która zdecydowała się na przeniesienie swojego środowiska do chmury prywatnej w Polsce, jest Domiporta. Dotychczasowe rozwiązania chmury publicznej nie tylko nie spełniały wszystkich wymagań (np. w zakresie obsługi systemów Windows), ale też coraz bardziej ciążyły na budżecie – koszty w obcej walucie rosły w związku z wahaniami kursowymi.

Przejście do chmury prywatnej u lokalnego dostawcy pozwoliło z jednej strony zachować wydajność i niezbędne wsparcie inżynierskie, a z drugiej – obniżyć całkowite wydatki na infrastrukturę nawet o połowę.